Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.

Сравнить с текущим просмотр истории страницы

Версия 1 Следующий »

Исследование процессов AS IS

Работа с клиентскими документами и документами по регистрации сделок

(обновлено с учётом встречи 11.12.2025)

1. AS IS — Процессы работы с клиентскими “универсальными” документами

(уведомления для клиентов по литерам: перенос сроков строительства / окончание строительства)
Источник: встреча 11.12.2025 с Юлией Суставой

1.1. Участники

  • Отдел правовой поддержки клиентского сервиса (Юлия + коллеги) — создают документы.

  • Офис-менеджеры — принимают заявления, когда клиент вручную запрашивает документ.

  • 1С / Bitrix / CRM / “Шахматка” — разные системы, в которых хранятся данные о клиентах/литерах.

  • Клиент — конечный получатель документа.

1.2. Документы

Документы являются универсальными и не персонализируются:

  • Уведомление о переносе сроков строительства.

  • Уведомление об окончании строительства.

Документ может относиться:

  • к одному литеру,

  • к нескольким литерам,

  • к группе литеров/объектов.

1.3. Текущее хранилище документов

  • Хранение — сетевые папки (обменник) в личных пространствах сотрудников.

  • Структура нестабильна: папки меняются, переезжают, файлы теряются.

  • Дубликаты могут оказаться в:

    • задачах Bitrix,

    • 1С,

    • Excel-файлах.

Вывод: нет единого хранилища и системы управления документами.

1.4. Процесс создания и рассылки документа (AS IS)

Шаг 1 — Создание

  • Юлия или коллега готовит документ (PDF/Word).

  • Сохраняет в сетевую папку.

Шаг 2 — Формирование списка клиентов

  • Из CRM / “Шахматки” формируется Excel-файл.

  • Данные содержат:

    • ФИО клиента,

    • адрес,

    • почтовый адрес,

    • литер / объект,

    • статус.

Шаг 3 — Почтовая рассылка

  • Документ распечатывается → передаётся офис-менеджерам.

  • Офис-менеджеры отправляют уведомления почтой.

  • Клиенты часто не получают письма → растёт поток обращений.

1.5. Процесс выдачи документа по запросу клиента (ручной)

  1. Клиент сообщает: «Не получил уведомление».

  2. Клиент пишет заявление в офисе продаж.

  3. Офис-менеджер:

    • регистрирует входящее в 1С,

    • даёт входящий номер,

    • заводит задачу в Bitrix.

  4. Задача проходит цепочку:

    • начальник → Юлия → исполнитель.

  5. Сотрудник вручную ищет документ в сетевых папках.

  6. Документ вручную отправляется клиенту.

Юлия характеризует процесс как:
«Это мракобесие. Большие трудозатраты».

1.6. Боли процесса

  • Сетевые папки → ненадёжное, нестабильное хранилище.

  • Нет одной точки размещения документа "для клиентов".

  • Много ручной работы при выдаче документа по заявлению.

  • Низкая надёжность почтовой рассылки.

  • При переносе файлов ломаются ссылки, структура, привязки.

  • Документ нужен всем клиентам литера → но нет массовой выкладки.

  • Невозможно загрузить 1 документ и назначить ему литеры.

1.7. Пожелания / требования от бизнеса

Функциональные желания

  • Возможность загрузить документ самостоятельно (Юлия) в единую точку.

  • Документ привязывается к одному или нескольким литерам.

  • После загрузки документ автоматически появляется в ЛК всех клиентов литера.

Не важно, где будет точка входа

  • Bitrix,

  • Code Portal,

  • CRM,

  • отдельный модуль.

Массовая загрузка

  • Возможность выбора литеров чекбоксами/списком.

Результат после внедрения

  • Исключить ручные заявки клиентов.

  • Офис-менеджеры отвечают: «Документ доступен в Личном кабинете».

  • Полное исключение бумажной рассылки.

1.8. Комментарии архитектора / техчасти

  • Прямой перенос файлов с сетевого хранилища в ЛК невозможен (нет стабильной интеграции).

  • Все документы должны быть храниться в системе (Bitrix / 1С), а не в файловой папке.

  • Разрабатывается единое хранилище документов в Bitrix:

    • массовая загрузка,

    • привязка к сделкам/литерам,

    • экспорт в ЛК.

2. AS IS — Процесс получения, обработки и хранения документов по сделкам

(ДДУ / ДКП / ДУП / Выписка ЕГРН)
Источник: встреча №1 от 11.12.2025

2.1. Участники процесса

  • Татьяна Лейнвебер — основной исполнитель операций.

  • Сергей Тонкогубов — руководитель/эксперт процесса.

  • Отдел ДДУ / бухгалтерия — получают итоговый реестр и документы.

  • Архитекторы / разработчики — заинтересованы в будущей автоматизации.

Также участвуют внешние системы:
Росреестр, Сбер (СЭР), Битрикс.

2.2. Системы и источники

  • Платформа Смарт (смордил) — основной источник ZIP-пакетов от Росреестра.

  • Платформа Сбербанк СЭР — альтернативный источник без удобных фильтров.

  • CRM Битрикс — источник служебной записки.

  • Сетевые папки “Чейндж / Обменник” — размещение готовых пакетов.

  • Локальный ПК сотрудника — временное хранение ZIP и Excel-реестра.

2.3. Триггер процесса

Каждый день поступают завершённые сделки от Росреестра → обновляются в платформах.
Сотрудник обязан:

  • проверить новые сделки,

  • скачать ZIP-файлы,

  • подготовить пакеты,

  • разместить их в сетевых папках,

  • обновить Excel-реестр,

  • отправить реестр в отдел ДДУ.

Процесс ежедневный, рутинный и ручной.

2.4. Подробное описание процесса (AS IS)

4.1. Получение документов из Смарт

  1. Открыть систему: «Просмотр входящих документов ZIP».

  2. Выбрать дату: текущая минус 1 день.

  3. Фильтр: «Ответ от Росреестра — Завершено».

  4. Список 50–60 сделок.

  5. По каждой сделке — скачать ZIP-файл.

4.2. Формирование локальной папки

  1. Создать папку на рабочем столе.

  2. Поместить туда ZIP.

  3. Извлечь:

    • договор (ДДУ/ДКП/Уступка),

    • выписку ЕГРН.

  4. Из Битрикс скачать служебную записку → положить в папку.

4.3. Ведение Excel-реестра

Ручное заполнение:

  • ФИО,

  • номер договора,

  • форма сделки,

  • дата регистрации,

  • дата передачи,

  • путь к сетевой папке.

Название папки также создаётся вручную по шаблону:
Фамилия_И.О._№договора

4.4. Размещение документов

  1. Открыть сетевую папку «Чейндж/Обмен».

  2. Найти ЖК → литер → тип договора:

    • ДДУ

    • ДКП

    • Уступка

  3. Переместить локальную папку.

  4. Указать путь в Excel.

4.5. Передача данных

В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ/бухгалтерии.

2.5. Особенности и проблемы платформ

Платформа Смарт

  • Есть базовые фильтры → но всё остальное вручную.

  • Нет автоматических связок с клиентами и ЛК.

Платформа Сбер СЭР

Проблемы:

  • нет фильтров,

  • нет новой вкладки для сделки → теряется позиция в списке,

  • ZIP без номера договора/ФИО → легко ошибиться.

2.6. Основные проблемы процесса

  • Полностью ручная операция “копирка”: скачивание → распаковка → перенос → переименование.

  • Множество повторяющихся действий.

  • Высокий риск ошибок:

    • неправильная папка,

    • неверное ФИО,

    • потеря файла,

    • пропуск сделки.

  • Нет централизованного хранилища, связанного с ID клиента.

  • Невозможно автоматически выкладывать документы в ЛК.

  • Несовместимость форматов ZIP между платформами.

  • Отсутствие интеграции с Битрикс (служебные записки скачиваются вручную).

  • Excel — единственный реестр → крайне уязвим.

  • Сетевые папки — без структуры по метаданным → сложно искать.

2.7. Выход процесса

  • Готовые пакеты документов в сетевой папке («Чейндж / Обмен»).

  • Обновлённый Excel-реестр.

  • Письмо в отдел ДДУ/бухгалтерии.

  • Нет меток