1. Служебная информация
Заказчик: Гришина Анна
Продакт: Гришина Анна
Бизнес-аналитик: Николаев Николай Евгеньевич
Дата создания: 11.12.2025
2. Цель
Исследовать текущие процессы по процессы по получению, обработки и хранению документов для планирования дальнейших шагов по Реализиции хранения документов в ЛК Клиента.
Документы:
1. Правообладающие
- ДКП - договор купли-продажи
- ДДУ - договор долевого участия
- ДУП -договор уступки права
- Выписка ЕГРН
2. Технические
- Адресная справка
- РВН - разрешение на дом ввода в эксплуатацию
- Справка о перенумерации объекта
- Инструкция по экплуатации
3. Юридические
- Сообщение об окончании строительства
- Уведомление о переносе сроков
1.1. Участники
Отдел правовой поддержки клиентского сервиса (Юлия + коллеги) — создают документы.
Офис-менеджеры — принимают заявления, когда клиент вручную запрашивает документ.
1С / Bitrix / CRM / “Шахматка” — разные системы, в которых хранятся данные о клиентах/литерах.
Клиент — конечный получатель документа.
3. Исследование процессов
3.1. Правообладающие
3.1.1. Получение документов
Специалист по документообороту получает Договор(ДДУ, ДКП, ДУП) и выписку ЕГРН из сервиса электронной регистрации(SmartDeal/СЭР), по почте от брокера для некоторых банков или в бумажном виде при подаче через МФЦ.
3.1.2. Загрузка документов на обменник
Создать папку на обмене в нужном разделе(название: Фамилия_И.О. №договора).
Поместить туда ZIP, Договор(ДДУ/ДКП/ДУП), Выписку ЕГРН.
Из Битрикс скачать служебную записку из сделки, положить в папку.
3.1.3. Ведение и передача Excel-реестра
Ручное заполнение:
ФИО,
номер договора,
форма сделки,
дата регистрации,
дата передачи,
путь к сетевой папке.
В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ/бухгалтерии.
3.1.4. Размещение документов
Открыть сетевую папку «Чейндж/Обмен».
Найти ЖК → литер → тип договора:
ДДУ
ДКП
Уступка
Переместить локальную папку.
Указать путь в Excel.
3.1.5. Передача данных
В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ/бухгалтерии.
1.2. Документы
Документы являются универсальными и не персонализируются:
Уведомление о переносе сроков строительства.
Уведомление об окончании строительства.
Документ может относиться:
к одному литеру,
к нескольким литерам,
к группе литеров/объектов.
1.3. Текущее хранилище документов
Хранение — сетевые папки (обменник) в личных пространствах сотрудников.
Структура нестабильна: папки меняются, переезжают, файлы теряются.
Дубликаты могут оказаться в:
задачах Bitrix,
1С,
Excel-файлах.
Вывод: нет единого хранилища и системы управления документами.
1.4. Процесс создания и рассылки документа (AS IS)
Шаг 1 — Создание
Юлия или коллега готовит документ (PDF/Word).
Сохраняет в сетевую папку.
Шаг 2 — Формирование списка клиентов
Из CRM / “Шахматки” формируется Excel-файл.
Данные содержат:
ФИО клиента,
адрес,
почтовый адрес,
литер / объект,
статус.
Шаг 3 — Почтовая рассылка
Документ распечатывается → передаётся офис-менеджерам.
Офис-менеджеры отправляют уведомления почтой.
Клиенты часто не получают письма → растёт поток обращений.
1.5. Процесс выдачи документа по запросу клиента (ручной)
Клиент сообщает: «Не получил уведомление».
Клиент пишет заявление в офисе продаж.
Офис-менеджер:
регистрирует входящее в 1С,
даёт входящий номер,
заводит задачу в Bitrix.
Задача проходит цепочку:
начальник → Юлия → исполнитель.
Сотрудник вручную ищет документ в сетевых папках.
Документ вручную отправляется клиенту.
Юлия характеризует процесс как:
«Это мракобесие. Большие трудозатраты».
1.6. Боли процесса
Сетевые папки → ненадёжное, нестабильное хранилище.
Нет одной точки размещения документа "для клиентов".
Много ручной работы при выдаче документа по заявлению.
Низкая надёжность почтовой рассылки.
При переносе файлов ломаются ссылки, структура, привязки.
Документ нужен всем клиентам литера → но нет массовой выкладки.
Невозможно загрузить 1 документ и назначить ему литеры.
1.7. Пожелания / требования от бизнеса
Функциональные желания
Возможность загрузить документ самостоятельно (Юлия) в единую точку.
Документ привязывается к одному или нескольким литерам.
После загрузки документ автоматически появляется в ЛК всех клиентов литера.
Не важно, где будет точка входа
Bitrix,
Code Portal,
CRM,
отдельный модуль.
Массовая загрузка
Возможность выбора литеров чекбоксами/списком.
Результат после внедрения
Исключить ручные заявки клиентов.
Офис-менеджеры отвечают: «Документ доступен в Личном кабинете».
Полное исключение бумажной рассылки.
1.8. Комментарии архитектора / техчасти
Прямой перенос файлов с сетевого хранилища в ЛК невозможен (нет стабильной интеграции).
Все документы должны быть храниться в системе (Bitrix / 1С), а не в файловой папке.
Разрабатывается единое хранилище документов в Bitrix:
массовая загрузка,
привязка к сделкам/литерам,
экспорт в ЛК.
2. AS IS — Процесс получения, обработки и хранения документов по сделкам
(ДДУ / ДКП / ДУП / Выписка ЕГРН)
Источник: встреча №1 от 11.12.2025
2.1. Участники процесса
Татьяна Лейнвебер — основной исполнитель операций.
Сергей Тонкогубов — руководитель/эксперт процесса.
Отдел ДДУ / бухгалтерия — получают итоговый реестр и документы.
Архитекторы / разработчики — заинтересованы в будущей автоматизации.
Также участвуют внешние системы:
Росреестр, Сбер (СЭР), Битрикс.
2.2. Системы и источники
Платформа Смарт (смордил) — основной источник ZIP-пакетов от Росреестра.
Платформа Сбербанк СЭР — альтернативный источник без удобных фильтров.
CRM Битрикс — источник служебной записки.
Сетевые папки “Чейндж / Обменник” — размещение готовых пакетов.
Локальный ПК сотрудника — временное хранение ZIP и Excel-реестра.
2.3. Триггер процесса
Каждый день поступают завершённые сделки от Росреестра → обновляются в платформах.
Сотрудник обязан:
проверить новые сделки,
скачать ZIP-файлы,
подготовить пакеты,
разместить их в сетевых папках,
обновить Excel-реестр,
отправить реестр в отдел ДДУ.
Процесс ежедневный, рутинный и ручной.
2.4. Подробное описание процесса (AS IS)
4.1. Получение документов из Смарт
Открыть систему: «Просмотр входящих документов ZIP».
Выбрать дату: текущая минус 1 день.
Фильтр: «Ответ от Росреестра — Завершено».
Список 50–60 сделок.
По каждой сделке — скачать ZIP-файл.
4.2. Формирование локальной папки
Создать папку на рабочем столе.
Поместить туда ZIP.
Извлечь:
договор (ДДУ/ДКП/Уступка),
выписку ЕГРН.
Из Битрикс скачать служебную записку → положить в папку.
4.3. Ведение Excel-реестра
Ручное заполнение:
ФИО,
номер договора,
форма сделки,
дата регистрации,
дата передачи,
путь к сетевой папке.
Название папки также создаётся вручную по шаблону:
Фамилия_И.О._№договора
4.4. Размещение документов
Открыть сетевую папку «Чейндж/Обмен».
Найти ЖК → литер → тип договора:
ДДУ
ДКП
Уступка
Переместить локальную папку.
Указать путь в Excel.
4.5. Передача данных
В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ/бухгалтерии.
2.5. Особенности и проблемы платформ
Платформа Смарт
Есть базовые фильтры → но всё остальное вручную.
Нет автоматических связок с клиентами и ЛК.
Платформа Сбер СЭР
Проблемы:
нет фильтров,
нет новой вкладки для сделки → теряется позиция в списке,
ZIP без номера договора/ФИО → легко ошибиться.
2.6. Основные проблемы процесса
Полностью ручная операция “копирка”: скачивание → распаковка → перенос → переименование.
Множество повторяющихся действий.
Высокий риск ошибок:
неправильная папка,
неверное ФИО,
потеря файла,
пропуск сделки.
Нет централизованного хранилища, связанного с ID клиента.
Невозможно автоматически выкладывать документы в ЛК.
Несовместимость форматов ZIP между платформами.
Отсутствие интеграции с Битрикс (служебные записки скачиваются вручную).
Excel — единственный реестр → крайне уязвим.
Сетевые папки — без структуры по метаданным → сложно искать.
2.7. Выход процесса
Готовые пакеты документов в сетевой папке («Чейндж / Обмен»).
Обновлённый Excel-реестр.
Письмо в отдел ДДУ/бухгалтерии.