1. Служебная информация
Заказчик: Гришина Анна
Продакт: Гришина Анна
Бизнес-аналитик: Николаев Николай Евгеньевич
Дата создания: 11.12.2025
2. Цель
Исследовать текущие процессы по процессы по получению, обработки и хранению документов для планирования дальнейших шагов по Реализиции хранения документов в ЛК Клиента.
Документы:
...
2. Технические
- Адресная справка
- РВН РНВ - разрешение на дом ввода в эксплуатацию
- Справка о перенумерации объекта
- Инструкция по экплуатацииэксплуатации
3. Юридические
- Сообщение об окончании строительства
- Уведомление о переносе сроков
1.1. Участники
Отдел правовой поддержки клиентского сервиса (Юлия + коллеги) — создают документы.
Офис-менеджеры — принимают заявления, когда клиент вручную запрашивает документ.
1С / Bitrix / CRM / “Шахматка” — разные системы, в которых хранятся данные о клиентах/литерах.
- Клиент — конечный получатель документа.
3. Исследование процессов
3.1. Правообладающие документы
3.1.1. Получение документов
Специалист по документообороту получает Договор(ДДУ, ДКП, ДУП) и выписку ЕГРН из сервиса электронной регистрации(SmartDeal/СЭР), по почте от брокера для некоторых банков или в бумажном виде при подаче через МФЦ. В случае бумажных документов сотрудник делает сканы.
3.1.2. Загрузка документов на обменник
Создать папку на обмене в нужном разделе, выбрав папку ЖК и Литера (название папки: Фамилия _ И.О. №договора№ договора).
Поместить туда ZIP, Договор(ДДУ/ДКП/ДУП), Выписку ЕГРН.
Из Битрикс скачать служебную записку из сделки, положить в В Б24 из сделки скачать Служебную записку, вложить ее в ту же папку.
3.1.3. Ведение и передача Excel-реестра
Сотрудник вносит запись о каждой сделке в Excel-реестр.
Ручное заполнение:
ФИО,
номер договора,
форма сделки,
дата регистрации,
дата передачи,
путь к сетевой папке.
В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ / бухгалтерии.
3.1.4.
...
Обработка документов в бухгалтерии
Ежедневно бухгалтера отдела ДДУ выгружают из почты реестр за прошлый день.
Действия:
Открыть сетевую папку «Чейндж/Обмен».
Найти ЖК → литер → тип договора:
ДДУ
ДКП
Уступка
Переместить локальную папку.
Указать путь в Excel.
3.1.5. Передача данных
, используя путь из реестра.
Проверить соответствие Служебной записки, договора и выписки.
- Провести документы в 1С (БСО). Прикрепление документов не происходит.
Модель процесса AS IS
Файл: Правообладающие - обработка и хранение документов.bpmn
3.2. Технические документы
Инструкция по эксплуатации является единым документов для всех ЖК и хранится на обменнике
Адресная справка, РНВ, Справка о перенумерации объекта обрабатываются следующим образом:
3.2.1. Размещение в папке Кадастрового инженера
Кадастровый инженер загружает на обмен в свою папку Адресную справка, РНВ, Справку о перенумерации объекта.
3.2.2. Загрузка документов на обменник в целевую папку
Специалист отдела выдачи ключей и актов заходит в сетевую папку Кадастрового инженера и копирует документы в свою папку.
Модель процесса AS IS
Файл: Технические - обработка и хранение документов.bpmn
В конце дня сотрудник отправляет Excel-реестр в отдел ДДУ/бухгалтерии.
1.2. Документы
Документы являются универсальными и не персонализируются:
...