[БФТ] Документация в ЛК Клиента

Бизнес-функциональные требования (БФТ)

Документация в ЛК Клиента

14 июля 2025 г.

Краткое описание

Потребность: Добавить в Личном Кабинете Клиента возможность сотрудникам Dogma размещать всю необходимую электронную документацию по объекту: 

1. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки зарегистрированных документов в ЛК клиента.
2. Необходимо рассмотреть возможность автоматической выгрузки зарегистрированного договора в задачу при заказе любого вида справки через ЛК Клиента.
3. Необходимо рассмотреть возможность загрузки акта приема передачи по объекту.
4. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки ДДУ, ДУП, ДКП + выписка ЕГРН в ЛК клиента.
5. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки Адресной справки  в ЛК клиента.
6. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки Разрешение на ввод дома в эксплуатацию в ЛК клиента.
7. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки Инструкция по эксплуатации в ЛК клиента.
8. Необходимо рассмотреть возможность автоматической загрузки Справка о перенумерации объекта в ЛК клиента.

Также, по организациям которые ликвидированы , необходимо рассмотреть возможность блокировки запроса и сразу информирование клиента всплывающим сообщением: “Застройщик выполнил свои обязательства , дубликат документов можно запросить в Росреестре”.

AS IS: Сейчас документы находятся в ПО SmartDeal и клиенту передаются в бумажном виде.

Риски/ограничения:

Технический сбой работы ЛК , в данном случаи клиент может запросить документы напрямую у специалиста КС  или через обращение по горячей линии.

Цель/ценность/эффект:

• Создание цифрового инструмента для  автоматической загрузки документации , для удобства клиентов
• Повышение клиентоориентированности: снижение нагрузки на горячую линию, снижение нагрузки на специалистов клиентского отдела , удобства подачи заявки для клиентов.

Исследования: по обратной связи от клиентов было выявлено, что удобнее было бы: документы по объекту недвижимости  размещать в электронном виде в одном месте, тем самым использование личного кабинета как хранилища.

В связи  с вступлением  в силу с  1 марта   изменений в 218–ФЗ (статья 18) и 214–ФЗ (статья 16), Договоры долевого участия  должны проходить только электронную регистрацию, подача документов  на регистрацию на бумажных носителях через МФЦ невозможна. Также, если в Договоре уступки прав требования стороны договора Юридическое лицо и физическое лицо, договоры должны проходить только электронную регистрацию.

Пользователь внешний, продукт

Пользователь: существующий клиент, который приобрел объект недвижимости.

Продукт: Личный кабинет клиент, битрикс, текущий сервис записи клиента на приемку, MindBox, СМС.РУ

Пользователь внутренний

Отдел сервис-менеджеров

Цели и эффекты

Цели: Указать KPI 1, 2, 3 уровня, на достижение которого влияет выполнение задачи. 

Эффекты: 

• Экономия денежных средств, для закупки бумаги для формирования пакета документов, ранее на один пакет документов уходило 34 листа бумаги. С переходом на предоставление сведений в электронном формате, данный пакет сокращается до 4 листов (акт приема-передачи); 
• Повышение NPS
  
  

Реализация в личном кабинете клиента

5.1. В личном кабинете необходимо либо создать новый раздел “Документы”, либо предусмотреть возможность переходить в документы по недвижимость через карточку недвижимости в разделе “Моя недвижимость”, либо предложить разработке свой вариант реализации.

5.2. В ЛК клиента документы должны прогружаться автоматически (по интеграции) - Документы в ЛК Клиента

5.3. В ЛК Клиента должны автоматически загружаться документы - пункты 3-8 Документы в ЛК Клиента : 

• ДДУ,
• ДУП,
• ДКП
• Выписка ЕГРН
• Адресная справка
• Разрешение на ввод дома в эксплуатацию
• Инструкция по эксплуатации
• Справка о перенумерации объекта

5.4. У клиента должна быть возможность просматривать и скачивать данные документы.

5.5. При заказе любого вида справки через ЛК Клиента, необходимо автоматически выгружать зарегистрированный договор в задачу. - Документы в ЛК Клиента

5.6. В ЛК клиента по организациям которые ликвидированы, необходимо блокировать запросы и сразу информирование клиента всплывающим сообщением: “Застройщик выполнил свои обязательства , дубликат документов можно запросить в Росреестре” - Документы в ЛК Клиента

5.7. ЛК Клиента - разработка интерфейса документооборота.

1. Экран(раздел) демонстрации загруженных документов.
2. Поле / Блок - для загрузки файлов.
3. Возможность удалять файлы.
4. Возможность при заказе справки прикреплять файлы из ранее загруженных.
5. При заказе справки, проводить проверку на наличие документа, при отсутствии вызывать поле для загрузки документа.
   
   

Реализация в Битриксе

Необходимо реализовать в Битриксе:

6.1. Создание хранилища для документов, или подготовить уже существующие.

6.2. Возможность перезаписывать (обновлять документы в БД).

6.3. API интеграция с ЛК Клиентом на получение доков по клиентам.

6.4. Реализовать логику привязки Клиент - Недвижимость - Документы.

6.4. Для обработки заявки по получению справки, реализовать логику связки: Справка = список документов.

6.5. Функциональная возможность проверять и/или добавлять документы в задачу вызывая возможный список.

Бизнес Анализ

1. Контекст и предпосылки.

• Основная потребность : Создание цифрового хранилища документов в Личном Кабинете для удобства клиентов и оптимизации бизнес-процессов.
• Нормативная база : Изменение в 218-ФЗ и 214-ФЗ, требующие обязательной электронной регистрации договоров.

7.2. Цели и ожидаемый результат.

• Ключевые цели : 
• Создание единого цифрового пространства для хранения документации.
• Автоматизация процесса документооборота.
• Повышение клиентоориентированности.
• Ожидаемый эффект : 
• Снижение нагрузки на клиентский сервис.
• Оптимизация затрат на документооборот.
• Повышение удовлетворенности клиентов.
• Соответствие требованиям законодательства.

7.3. Анализ текущего состояния.
Используемые системы в процессе : Личный Кабинет Клиента; Битрикс24; MindBox; СМС.РУ; Сервисы записи на приемку.

7.4. Требования к реализации.

Функциональные требования : 

• Автоматическая загрузка зарегистрированных документов.
• Интеграция с системой справок.
• Загрузка акта приема-передачи.
• Автоматическое размещение : 
• ДДУ, ДУП, ДКП.
• Выписки ЕГРН.
• Адресной справки.
• Разрешения на ввод.
• Инструкции по эксплуатации.
• Справки о перенумерации.

Особые условия: 

• Система уведомлений для ликвидированных организаций.
• Защита от дублирования документов.
• Обеспечение безопасности хранения.

Технические требования: 

• Разработка интерфейса (блока) загрузки файлов, с инфо.сводкой о ограничениях загрузки. 
• Потребуется проработка хранилища данных размещаемая со стороны ЛК Клиента или Битрикс24 для хранения документов (различных форматов).
• Отображения статуса загрузки в ЛК Клиента, ряд статусов (Загрузка/Обработка/Готово - как пример).

7.5. Влияние на метрики.

Финансовые показатели : 

• Экономия на расходных материалах (сокращение с 34 до 4 листов бумаги)
• Снижение операционных затрат.

Бизнес-метрики: 

•  Повышение NPS.
• Сокращение времени на обработки запросов.
• Снижение нагрузки на горячую линию.

7.6. Риски / Ограничения / Вопросы. 

• Нет понимания максимального веса файла для загрузки?
• Какие валидации (проверки) должен проходить файл перед загрузкой?
• На какие типы файлов должна проходить проверка (PDF и т.д.)?
• Логика обновления или загрузки документов? 
• Среднее кол-во и вес документов для хранения на сервисе?
• Технические сбои в работе ЛК или сервиса направляемого документы.
• Проблема интеграции с существующими система.
• Безопасность хранения данных.
• Безопасность хранилища данных.

7.7. Рекомендации.

Организационные : 

• Разработка регламента работы с системой.
• Создание инструкции для пользователя (или системы подсказок)
• Организация технической поддержки.
  
  

Рабочая группа

Рабочая группа со стороны бизнеса

Рабочая группа со стороны исполнителя