По умолчанию локальная архивация на сервере отключена.

Для очистки почтового ящика нужно выполнить несколько действий:

1. Зайти в Outlook нажать "Файл"

       2. Далее "Инструменты", далее "Удалять старые элементы"

     3. Далее настроить папку для локального архива.

    4. В архиве создаём нужные папки  и перетягиваем туда письма которые нужно заархивировать чтоб освободить место на сервере.

    Готово.